Jak prawidłowo przechowywać dokumenty niejawne?

Niektóre dokumenty, wymagają szczególnej ostrożności, jeżeli chodzi o ich przechowywanie. Są to tzw. dokumenty niejawne. Zaliczamy do nich — według obowiązujących w Polsce przepisów — wszelkie dokumenty, których ujawnienie, mogłoby spowodować zagrożenie interesów kraju, interesów publicznych czy też prawu obywateli państwa. Ze względu na ważność tych dokumentów, należy wiedzieć jak powinny być prawidłowo oznakowane oraz przechowywane.

Ściśle tajne

Dokumenty niejawne powinny posiadać odpowiednią klauzulę. Prawo wymaga także odpowiedniego czasu przechowywania takich dokumentów. W przypadku dokumentów oznakowanych klauzulą „poufne” należy przechowywać je 5 lat od daty wytworzenia, natomiast klauzula „zastrzeżone” wymaga 2-letniego okresu przechowywania dokumentów.

Sposób przechowywania tego typu dokumentów, także nie jest obojętny. Szafy na dokumenty niejawne i poufne, są zazwyczaj pancerne, wyposażone w specjalne zamki, mechaniczne lub elektroniczne. Celem takiego zabezpieczenia, jest oczywiście niedopuszczenie, aby dokumenty dostały się w ręce nieodpowiednich osób, niemających uprawnień do ich przeglądania.

Szafy na przechowywanie dokumentów

Jeżeli mamy styczność z dokumentacją niejawną, prędzej czy później, będziemy zmuszeni do zaopatrzenia się w specjalne szafy na dokumenty niejawne i poufne. Wybierając je, należy zwrócić szczególnie uwagę, czy wspomniane szafy posiadają odpowiednie certyfikaty antywłamaniowe. Tylko takie, mogą zapewnić bezpieczeństwo i pewność, że dokumenty niejawne są prawidłowo składowane. Szafy można dobrać w zależności od potrzeb. Występują szafy wolnostojące oraz takie, które można wkomponować w dostępne w pomieszczeniu meble.

Zamykane szafy na dokumenty, potrzebne są właściwie w każdej firmie i placówce, w której w jakikolwiek sposób gromadzone są informacje i dane osobowe. To niezwykle ważne, by tak cenne i wrażliwe dane, przechowywać w należytych warunkach i mieć pewność, że nie wpadną one w niepożądane ręce.

Dokumenty wzorowo posegregowane

Wspomniane szafy na dokumenty, zapewnią nie tylko bezpieczeństwo przechowywanych informacji, ale także pozwolą na utrzymanie porządku i odpowiedniej segregacji dostępnej dokumentacji. Dzięki praktycznej organizacji przestrzeni wewnątrz szaf — liczne przegródki, przedziałki, dokumenty można w przejrzysty sposób posegregować tak, aby osoby uprawnione do ich dostępu, nie miały z tym większego problemu.

Utylizacja dokumentów niejawnych

Tak jak do przechowywania potrzebne są specjalne szafy na dokumenty niejawne i poufne, tak też do zniszczenia takich dokumentów, ustalone są odpowiednie procedury. Niedopełnienie obowiązujących przepisów, wiąże się z ryzykiem wycieku ważnych informacji — przykładowo danych osobowych, które mogą być w późniejszym czasie wykorzystane do niepożądanych celów. Osobom, które sprawują opiekę nad dokumentami niejawnymi, grozi w takim przypadku kara grzywny, za niedopilnowanie i niedopełnienie obowiązku ochrony danych, Warto więc wiedzieć, że prawidłowe przechowywanie dokumentów niejawnych, to wręcz obowiązek